Digitale Events Leitfaden - Tipps, Veranstaltungsformate, und mehr

 
Persönliche Kontakte durch digitale Events zu knüpfen ist wirklich wichtig. Aber aus verschiedenen Gründen ist es nicht immer einfach oder erreichbar, Menschen an einem Ort zusammenzubringen. Aus gutem Grund sind deshalb digitale und hybride Events in den letzten Jahren immer beliebter geworden.
 
Digitale Veranstaltungen helfen Planern nicht nur, ihr Publikum zu erweitern und Inklusion zu fördern, sondern sie können auch eine effektive Möglichkeit sein, den Umsatz zu steigern und wichtige Daten über das Publikum zu verfolgen. Trotz dieser positiven Aspekte gibt es jedoch immer noch viele Planer, die sich nicht damit auskennen, Veranstaltungen online zu veranstalten oder ihren persönlichen Veranstaltungen virtuelle Komponenten hinzuzufügen.
 
In diesem Leitfaden erfährst Du alles, was Planer über digitale Events wissen müssen, von der Frage, warum sie ein digitales Event veranstalten sollten, bis hin zu einem virtuellen Erlebnis und wie es zum Erfolg wird.

 

#1 Was ist ein digitales Event

Digitale Events sind in ihrer einfachsten Definition Online-Events. Digitale Veranstaltungen sind vollständig gehostete und online durchgeführte Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, von überall auf der Welt zu sehen oder daran teilzunehmen. Digitale Veranstaltungen bestehen typischerweise aus einer Agenda mit ein- oder mehrspurigen Präsentationssitzungen und / oder kollaborativen Sitzungen. Diese Sitzungen werden alle online gestreamt.
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#2 Veranstaltungsformate

 
Digitale Veranstaltungen können wie persönliche Veranstaltungen alles abdecken, aber normalerweise gibt es vier Arten von digitalen Veranstaltungen: virtuelle Konferenzen, Webinare, interne Hybridveranstaltungen und externe Hybridveranstaltungen.
 
Webinare dauern in der Regel zwischen 45 und 80 Minuten. Die Durchführung von Webinaren ermöglicht es Teilnehmern aus der ganzen Welt, virtuell mitzumachen und zuzuhören, während ein oder mehrere Referenten den Inhalt präsentieren.
 
Unternehmen können den Teilnehmern die Teilnahme an Webinaren über Online-Zahlungsdienste in Rechnung stellen oder kostenlos angeboten werden. Webinare verwenden in der Regel Videokonferenz-Tools, die Q&A ermöglichen, Live-Präsentationen oder ein vorab aufgezeichnetes Video ermöglichen und im Nachhinein als On-Demand angeboten werden. Aufgrund ihres einmaligen Bildungscharakters haben Webinare mit 100 % virtueller Anwesenheit Erfolg. Dies können auch interne und externe Schulungen sein.
 
Ähnlich wie bei persönlichen Konferenzen basieren digitale Konferenzen auf einer komplexen Live-Agenda, die Keynotes, Sitzungen, Breakouts und mehr umfasst. Virtuelle Konferenzen umfassen Multi-Session-Inhalte und können Tools für das Community-Engagement beinhalten.
 
Obwohl sie in Bezug auf Lead-Erfassung und Networking nicht so effektiv sind wie eine persönliche Veranstaltung, ermöglichen virtuelle Konferenzen den Teilnehmern, Keynotes in Echtzeit anzuzeigen, ihre eigene Agenda aus relevanten On-Demand-Inhalten zu erstellen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren.
 
Interne Hybridereignisse sind Verkaufsstarts, unternehmensweite Veranstaltungen, Schulungen, Abteilungstreffen und mehr. Für Organisationen, die sich über Länder oder sogar Kontinente erstrecken, werden interne Hybridveranstaltungen verwendet, um eine Botschaft an das gesamte Unternehmen weiterzugeben, wenn sich nicht alle Mitarbeiter an einem Ort befinden.
 
Es wäre zwar toll, jeden Mitarbeiter zum Hauptsitz des Unternehmens zu fliegen, aber es wäre unglaublich kostspielig und die erforderliche Planung wäre zeitaufwändig. Die zweitbeste Option besteht darin, Events zu veranstalten, die teils persönlich, teils virtuell sind. Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten können bei internen Hybridveranstaltungen gut funktionieren.
 
Externe Hybridereignisse Veranstaltungen werden für Personen außerhalb der Organisation abgehalten. Dies können Anwenderkonferenzen oder Branchenkonferenzen sein. Diese Veranstaltungen erfordern ein höheres Maß an Videoproduktion, damit virtuelle Teilnehmer eine ähnliche Qualität wie persönliche Teilnehmer erhalten. Diese Veranstaltungen ermöglichen es Teilnehmern, die nicht anreisen können, an der Veranstaltung teilzunehmen und zu lernen.
 
Es ist eine Herausforderung, bei externen Hybridveranstaltungen denselben Wert zu bieten, da die Teilnehmer vor Ort sich freier vernetzen und sich leichter mit Inhalten auseinandersetzen können als diejenigen, die virtuell teilnehmen.
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#3 Was sind die Vor- und Nachteile von digitalen Events?

 
Interne und externe Veranstaltungen sind nicht nur im Business-to-Business-Bereich unverzichtbar. Sie sind in der Regel fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Und wenn Präsenzkommunikation nicht möglich ist, schaffen digitale Events Abhilfe. Der Trend geht übrigens klar zu weniger Produktpräsentation und mehr nützlichen Inhalten und Expertenwissen. Digitale Events sind nicht nur als Ersatz zu sehen, sondern in Zukunft auch als eine weitere Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen und zusammenzuarbeiten.
 
Vorteile digitaler Events

• Eine sehr hohe Reichweite des Internets ermöglicht weltweit unbegrenzte Kapazitäten für die Veranstaltung.
• Ein detailliertes Kennenlernen von Teilnehmern und Referenten ist durch eine intensivere Zusammenarbeit möglich.
• Kostengünstig, da weder Reise- und Übernachtungskosten noch Verpflegung von Veranstalter und Teilnehmer getragen werden müssen.
• Durch den Wegfall der An- und Abreise zur Veranstaltung kann Zeit gespart werden.
• Bessere Auswertungsmöglichkeiten zur Nachbereitung von Themen, Referenten, Sessions etc.
• Neue kreative Impulse durch moderne digitale Formen der Zusammenarbeit und Ideengenerierung

Nachteile digitaler Events

• Die Grundvoraussetzung für ein digitales Event ist die Technik. Sie kann zum Störfaktor werden (Verbindungsgeschwindigkeit, falsche Einstellungen, IT-Richtlinien im Unternehmen etc.).
• Fehlender persönlicher Kontakt schafft weniger Vertrautheit und Emotionen und das Gemeinschaftsgefühl ist schwerer zu vermitteln.
• Natürlich ist das Networking mit der Face-to-Face-Kommunikation auf einer realen Veranstaltung einfacher als über digitale Kanäle, zumindest vertrauter.
• Aufmerksamkeit und Kreativität können sich oft nicht so entfalten wie an einem besonders inspirierenden Ort, da man sich noch in der gewohnten Umgebung, beispielsweise am Arbeitsplatz, befindet.

Digitale Events haben den Umständen entsprechend im Jahr 2020 enorm an Bedeutung gewonnen. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig und bieten bereits heute eine solide Infrastruktur für die erfolgreiche Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungsarten. Die digitale Planung und Durchführung einer Veranstaltung, Messe oder Preisverleihung erfordert jedoch enormes Know-how und Können. Jede Art von Veranstaltung, ob vor Ort oder digital, hat ihre Vor- und Nachteile.
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#4 Veranstaltungstechnologie und digitale Veranstaltungsplattformen für digitale Events

 
Digitale Events sind auf Technologie angewiesen. Die Teilnahme wäre ohne den Einsatz von Computern und mobilen Geräten nicht möglich. Aber die virtuelle Veranstaltungstechnologie ist mehr als Videokonferenz-Tools.
 
Genau wie eine persönliche Veranstaltung profitieren digitale Veranstaltungen von der Nutzung einer kompletten Veranstaltungstechnologie-Plattform, die Dich bei der Förderung, Durchführung und Verwaltung der Veranstaltung unterstützt. Nachfolgend findest Du die wichtigsten Event-Technologien, die Du bei der Durchführung des digitalen Events verwenden kannst.
 

Event-Website

 
Die Event-Website wird für Event-Promotion verwendet. Es dient dem gleichen Zweck, unabhängig davon, ob die Veranstaltung virtuell oder persönlich stattfindet. Die Event-Website ist Dein wichtigstes Werbeinstrument, um potenzielle Teilnehmer zu interessieren und sie zur Registrierung für die Veranstaltung zu bewegen. Deine Event-Website sollte den Wert der digitalen Veranstaltung kommunizieren, den Veranstaltungsplan enthalten, Referenten präsentieren, FAQs enthalten und potenzielle Teilnehmer auf die Registrierung hinweisen.
 

Anmeldung

Die Registrierung ist Dein erstes Werkzeug zur Datenerhebung und entscheidend für die Veranstaltung. Mit Registrierungstools können sich die Teilnehmer für virtuelle Veranstaltungen registrieren, Präferenzen und persönliche Informationen übermitteln und bei Bedarf Zahlungen leisten. Ein robustes Online-Registrierungstool ermöglicht den Teilnehmern eine einfache Registrierung und stellt Planern und Vermarktern die Daten zur Verfügung, die sie für die Planung einer großartigen Veranstaltung und den Nachweis des Veranstaltungserfolgs benötigen.
 

Email

E-Mail-Marketing kann die Nachfrage nach einer Veranstaltung steigern und die Anmeldungen erhöhen, die Teilnehmer vor der Veranstaltung auf dem Laufenden halten und zur Einbindung der Teilnehmer im Vorfeld Deiner virtuellen Veranstaltung und schließlich durch Feedback-Umfragen verwendet werden. E-Mail ist der beste Weg, um mit den Teilnehmern in allen Phasen der Veranstaltung zu kommunizieren. Verwende ein E-Mail-Marketing-Tool, das personalisierte E-Mails mit Markennamen zustellen, basierend auf Teilnehmerdaten den Versand von E-Mails und an wen automatisieren und Öffnungsraten und Klick-Metriken bereitstellen kann.
 

Online Event Guide & Mobile Event App

 
Eine der wichtigsten Veranstaltungstechnik für digitale Events, der Online Event Guide und die Mobile Event App, sind die Homebase für die Teilnehmer während der Veranstaltung. Das mag Dich überraschen, aber mobile Event-Apps sind für persönliche Events genauso wichtig wie für digitale Events. Diese Tools funktionieren auf Mobilgeräten und Webbrowsern und sind die wichtigste Informationsdrehscheibe für die Teilnehmer.
 
Agendas mit Links zu Sitzungen stellen Inhalte für die Teilnehmer zur Verfügung. Hier wählen die Teilnehmer aus, welche Sitzungen sie ihrer Agenda hinzufügen möchten, und hier sammeln Planer Daten über die Beliebtheit der Sitzungen und das Engagement der Teilnehmer. Diese Tools verbinden die Teilnehmer auch und bieten Messaging-Tools, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich virtuell zu vernetzen und Verbindungen zu pflegen.
 

Event-Feedback

Event-Feedback ist für virtuelle Events von entscheidender Bedeutung, wenn Planer nicht in der Lage sind, Reaktionen anhand der Äußerungen oder des verbalen Feedbacks der Teilnehmer vor Ort abzuschätzen. Verwende Event-Feedback-Tools, um Feedback mithilfe von Umfragen nach der Veranstaltung zu sammeln, die zum Nachweis des Veranstaltungserfolgs verwendet werden können. Darüber hinaus kann Event-Feedback als Werkzeug verwendet werden, um virtuelle Leads zu qualifizieren und sie zum Verkauf zu führen.
 

Integrationen

Integrationen stellen sicher, dass wichtige Registrierungs- und Teilnehmerdaten zwischen dem Veranstaltungstechniksystem und der virtuellen Veranstaltungsplattform ausgetauscht werden. Es ermöglicht auch, diese Daten mit den Marketing-Automatisierungs- und CRM-Systemen zu teilen. Verwende Integrationstools, um die Teilnehmerdaten an einem Ort zu speichern, damit Du schneller auf Leads zugreifen und wichtige Erkenntnisse aus Ereignissen wie Sitzungsteilnahme und Engagement analysieren kannst.
 
Wie Du siehst, kannst Du, indem Du mit dem Ereignistyp beginnst, zusätzliche Merkmale hinzufügen, die das Erlebnis mitgestalten. Dies ist keineswegs eine vollständige Veranstaltungsbeschreibung, aber es kann äußerst nützlich sein, diese als Eckpfeiler der digitalen Event-Gespräche zu verwenden.
 
Die Investition in die virtuelle Umgebung kann Dir dabei helfen, Deine Ziele zu erreichen, das Engagement zu steigern und ein weiteres leistungsstarkes Tool zu entdecken, das Du zu dem Eventplanungs-Toolkit hinzufügen kannst. Und wenn Du Hilfe bei digitalen Events brauchst, sind wir, Sommer&Co, die professionelle Videoproduktion da, um Dir zu helfen!
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