Was Du über digitale Events wissen musst

 

Der Wert der persönlichen Interaktion wird nie verschwinden, aber es gibt Zeiten, in denen der virtuelle Auftritt ein
notwendiger Bestandteil Deines Veranstaltungsprogramms ist.
Aber wie verwandelt man eine mehrtägige Konferenz voller
Networking-Möglichkeiten, Schulungssitzungen und den daraus
gewonnenen Erkenntnissen der Teilnehmer in online Events?
Und wenn Du dies getan hast, wie stellst Du sicher, dass die
Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung engagiert sind?
Die Ausrichtung eines online Events erfordert die gleiche Sorgfalt
und Aufmerksamkeit wie eine Veranstaltung vor Ort. In beiden Fällen
musst Du eine Veranstaltungsstrategie entwickeln, um die Veranstaltung
effektiv zu bewerben, Deine Teilnehmer einzubeziehen, unvergessliche
Momente für die Teilnehmer zu schaffen und den Erfolg der Veranstaltung nachzuweisen.

Fehlen nur noch der Veranstaltungsort, die Teilnehmer vor Ort und die Technik.
Wenn Du online Events nicht als kleine einmalige Präsentationen oder als Webinar
haben willst, sondern als wertschöpfende, auf Engagement ausgerichtete Erfahrungen,
kannst Du eine digitale Event Agentur für die Videoproduktion einstellen. Eine
wirkungsvolle Agentur wie Sommer&Co, reicht weit über einen Computerbildschirm hinaus.
Wir bieten Full-Service Videoproduktion für jede Art Event.
Mit unserem Know-how und professionellem High-End-Equipment können wir von Sommer&Co Dein online Event umwerfend aussehen lassen.

#1 Was ist ein online Event?

Online Events, auch digitale Events genannt, sind genau das:
Veranstaltungen mit einem bestimmten Datum, einer bestimmten Uhrzeit
und einer bestimmten Tagesordnung, die jedoch nicht in einem physischen,
sondern in einem digitalen Raum stattfinden.
Ein digitales Event, bietet in der Regel sowohl Live- als auch On-Demand-
Präsentationen und gibt den Teilnehmern in vielen Fällen die Möglichkeit,
mit anderen Veranstaltungsteilnehmern in einer webbasierten virtuellen Umgebung zu interagieren.
Wenn es um Unternehmen geht, können online Events so kleine Dinge wie ein Webinar
und so umfangreich wie eine ganze virtuelle Konferenz umfassen. Manchmal ersetzen
diese persönliche Veranstaltungen und in anderen Fällen sind sie eine Ergänzung zu IRL-Veranstaltungen. ⁽¹⁾

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#2 Warum ein online Event veranstalten?

Online Events werden aus den gleichen Gründen wie Live Veranstaltungen
abgehalten: um die Botschaft Deines Unternehmens zu übermitteln, um Leads und
Einnahmen zu steigern, die Akzeptanz zu fördern und den lebenslangen Wert der
Loyalität aufzubauen. Tagungs- und Veranstaltungsplaner treffen seit Jahren die
Wahl zwischen live, online und hybriden Veranstaltungen, und jede Art von Veranstaltung
hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. ⁽²⁾
Beispielsweise profitiert ein Webinar davon, virtuell zu sein, da es speziell entwickelt
wurde, um ein breites Netz zu spannen, um Vordenker, Schulungen oder andere Inhalte zu liefern,
während eine Benutzerkonferenz oder ein regionales Schulungsprogramm speziell entwickelt wurde,
um 1:1 persönliche Interaktionen zu erstellen, die von Angesicht zu Angesicht verbessert werden.
Berücksichtige bei der Entscheidung, ob Du Deine Veranstaltung online gestaltest oder nicht, was
Du Dir von der Veranstaltung erhoffst und wie gut diese Ziele virtuell im Vergleich zu einem persönlichen Treffen erreicht werden können.

Hier sind einige Gründe, ein digitales Event auszurichten: ⁽³⁾

• Zugänglichkeit: Während die Veranstaltung noch live abgehalten wird,
  ermöglichen Dir digitale Optionen, Teilnehmer unterzubringen, die nicht persönlich teilnehmen können.
• Budget: Dein Unternehmen muss Kosten senken, und kleinere Veranstaltungen und
  Webinare virtuell zu gestalten, kann dabei helfen, Geld für die größte Veranstaltung
  des Jahres zu verschieben, die die meisten Leads einbringt. Es ist auch hilfreich, eine
  virtuelle oder hybride Option zu haben, wenn das Reisebudget der Teilnehmer ein Problem darstellt.
• Es gibt keine andere Möglichkeit: Ob durch extremes Wetter, Reiseverbote oder höhere Gewalt, Du
  bist gezwungen, Deine live Veranstaltung online zu machen oder ganz abzusagen.
• Spare Zeit: Gastgeber von online Events sparen Zeit bei der Einrichtung und Planung. Die
  Teilnehmer sparen Reisezeit und müssen sich keine Gedanken über Abwesenheitszeiten machen.
• Die Teilnehmerbasis erweitern: Da für online Events nur ein Gerät mit Internetverbindung
  erforderlich ist, stehen sie nahezu jedem offen. Mehr Menschen können problemlos an online Events
  teilnehmen und müssen sich weniger Sorgen um Gesundheit und Sicherheit, Zeitaufwand, Budget und Veranstaltungsort machen.

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#3 Arten von online Events

Wie live Veranstaltungen, variieren auch online Events in Größe
und Komplexität. Hier sind einige gängige Arten von Online Events.

• Webinar: Eine einzelne Online-Sitzung, die in Form einer Rednerpräsentation, eines Panels usw. stattfinden kann.
• Digitale Events (auch bekannt als virtuelle Veranstaltung): Eine Reihe von Online-
  Sitzungen, die interaktive Elemente enthalten können oder auch nicht (z. B. Publikumsfragen und -antworten).
• Online-Konferenz oder Virtual Summit: Eine umfassendere virtuelle Veranstaltung, die viele der
  Qualitäten einer Veranstaltung mit persönlicher Anwesenheit nachahmt, einschließlich virtueller Networking-Möglichkeiten, virtueller Stände und mehr.⁽⁴⁾

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#4 Best Practices

Es gibt eine Reihe von Best Practices, die bei der Organisation online Events zu beachten sind:

Passe Technologie an Strategie an

Für online Events gibt es eine Vielzahl von Plattformen, die genutzt werden
können. Von kostenlosen Diensten, einschließlich YouTube und Social Streaming
auf Facebook oder Instagram live, bis hin zu privateren Plattformen wie Zoom,
wo der Gastgeber Deiner Veranstaltung einen enormen Einfluss auf die Ergebnisse haben kann.
Darüber hinaus sollte die Plattform, die Du für Deine Veranstaltung nutzen möchtest,
darauf ausgerichtet sein, wo Deine Veranstaltung in den Marketingtrichter fällt. Für
eine bewusstseinsbasierte Top-of-Funnel-Veranstaltung kann eine offene und kostenlose
Plattform wie Facebook Live effektiv und einladend sein.

Priorisiere die Proben

Aufgrund der geringen Reibung bei der Organisation digitaler Events (d. h.
Technologie und Einrichtung können relativ einfach bereitgestellt werden),
lassen viele Organisatoren häufig Proben aus und bringen Risiken in ihren
Veranstaltungsplanungsprozess ein. Viele der erfolgreichsten Organisatoren
und Plattformen digitaler Events empfehlen gründliche Proben im Voraus. Eine
andere Möglichkeit besteht darin, die Risiken von Live-Präsentationen vollständig
zu vermeiden und Sitzungen im Voraus aufzuzeichnen.

Investieren in audiovisuelle Medien

Es spricht vieles dafür, in hochwertige audiovisuelle Ausrüstung zu investieren
und sogar eine Produktionsagentur wie Sommer&Co zu beauftragen, um sicherzustellen,
dass Veranstaltungen von hoher Qualität sind. Diese Ausrüstung umfasst Beleuchtung,
Mikrofone, Greenscreens, Kameras und Bildschirme. All diese Elemente tragen zur Qualität des Erlebnisses bei. ⁽⁵⁾

Erhalte im Voraus eine genaue Messstrategie

Eine der dringendsten Herausforderungen für online Events ist der Zugriff
auf die Daten, um Erfolg oder Misserfolg zu messen. Engagement-Metriken wie
Registrierungen und Anwesenheit sind nützlich, zeigen aber nicht die wirkliche Wirkung.
Viele Marken übernehmen Metriken wie den Net Promoter Score (NPS) und die
Markenkonvertierung als führende Erfolgsindikatoren und schauen weiter unten
im Trichter auf die Kaufabsicht und die Auswirkungen auf den Umsatz. Es ist
zwingend erforderlich, dass Du Deine Ziele festlegst und einen Messansatz festlegst,
bevor Du ein online Event durchführst.

Gehe multisensorisch vor

Ein multisensorischer Ansatz für virtuelle Events wird sie wirkungsvoller und
unvergesslicher machen. Um multisensorisch zu sein, sollte die Veranstaltung
mindestens drei Sinne ansprechen, um wirksam zu sein. Bei virtuellen Veranstaltungen
werden standardmäßig Bild und Ton erfasst, aber um multisensorisch zu sein, müssen
Marken mit den anderen Sinnen kreativ werden.

Wähle Sprecher/Moderatoren sorgfältig aus

Denke daran, dass Du für Deine Sitzungen keinen Drop-in-Traffic erhältst,
und einflussreiche Redner, die anerkannte Experten auf ihrem Gebiet sind,
werden dazu beitragen, eine virtuelle Menge anzuziehen.
Wähle Personen nicht allein nach ihren Titeln aus. Denke darüber nach, wie
sie sich vor der Kamera verhalten werden. Du möchtest, dass sie sich mit
diesem Format wohlfühlen, oder es wird sich zeigen.

Follow-up nach der Veranstaltung

Ein häufiger Fehler für Organisatoren digitaler Events besteht darin, nicht
über das Datum der Veranstaltung selbst hinauszudenken. Kluge Vermarkter verwenden
Inhalte von virtuellen Konferenzen nach der Veranstaltung weiter und verwandeln
Veranstaltungssitzungen in eigenständige Videoinhalte, Blog-Posts, Podcasts und E-Mail-Marketingmaterialien.
Personen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, sollten Follow-up-Marketing erhalten,
das auf der Veranstaltungserfahrung aufbaut, und Teilnehmer, die nicht erschienen sind, können mit Höhepunkten
der Veranstaltung erreicht und ermutigt werden, sich mit Inhalten nach der Veranstaltung zu beschäftigen. ⁽⁶⁾

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#5 Beispiele für digitale Events

Die folgenden Beispiele für online Events erstrecken sich über mehrere
Branchen und variieren in Größe, Länge und Technologie. Eines haben sie jedoch
alle gemeinsam: Sie fanden im Jahr 2020 statt, als die Notwendigkeit für Organisationen,
sich auf virtuelle Veranstaltungen zu konzentrieren, sprunghaft angestiegen ist.

SBC Digital Summit

Das online Event der Wett- und Glücksspielbranche, das vom 27. April bis 1.
Mai stattfand, sollte den Teilnehmern ein interaktives Erlebnis bieten. Und
genau das tat es. Der SBC Digital Summit nutzte eine fortschrittliche digitale
Plattform um den Delegierten (des Gipfels) Zugang zu vollwertigen virtuellen
Veranstaltungsräumen zu bieten, die viele der Vorteile einer physischen Konferenz und Ausstellung bieten.

Salesforce’s World Tour Sydney Reimagined

Der CRM-Riese Salesforce führte die Welle der durch Covid-19 ausgelösten online
Events mit seinem World Tour Sidney Reimagined-Event im März 2020 an. Eine ziemliche
Leistung, wenn man weiß, dass sie beschlossen haben, das Event nur zwei Wochen zuvor
virtuell zu machen.
Die Veranstaltung erzielte eine beträchtliche Beteiligung von 80.000 Live-Stream-
Zuschauern und mehr als 1 Million Aufrufe über soziale Kanäle. Eine Sache, die sie
sehr gut gemacht haben, war die Einbindung des Publikums. Salesforce organisierte
einen Wettbewerb, bei dem die Teilnehmer 3 Minuten Zeit hatten, ihre App vorzuführen.
Sie mussten das Publikum davon überzeugen, für ihre App zu stimmen.

Adobe Summit

Die Digital Experience-Konferenz von Adobe ist seit zehn Jahren eine Institution.
2020 war die erste Online-Ausgabe und war mit 100.000 Anmeldungen und 450.000 Aufrufen weltweit ein großer Erfolg!
Adobe hat sich für den Gipfel 2020 für vorab aufgezeichnete Inhalte gegenüber Live-
Streaming-Inhalten entschieden. Hier wird kritisiert, dass dem virtuellen Gipfel das
Engagement einer Live-Veranstaltung fehlte und Interaktion nicht vorhanden war. Dies
ermöglichte jedoch eine reibungslose Bereitstellung der 100 Sitzungen mit dem Mehrwert der Video-Postproduktion und deutlich weniger Fehlern.

Tomorrowland Around The World – Das digitale Festival

Das riesige belgische Musikfestival schloss sich im Juli dem Trend zu
virtuellen Veranstaltungen an und bot den Teilnehmern ein nie zuvor gesehenes
Musikerlebnis. Neben Auftritten von Künstlern wie Katy Perry, Steve Aoki, David
Guetta und Martin Garrix bot Tomorrowland den Teilnehmern „Aktivitäten, Webinare,
Workshops, Spiele und andere interaktive Unterhaltung“.

COVID-19 hat die Veranstaltungsbranche verändert, wird Unternehmen und Planern
jedoch dabei helfen, strategischere Entscheidungen rund um den Einsatz virtueller
Veranstaltungstechnologie zu treffen. Digitale Events oder das Hinzufügen einer
virtuellen Komponente zu Deiner live Veranstaltung ist eine effektive Strategie,
mit der Du Dein Publikum erweitern und mehr Menschen zusammenbringen kannst. Die
Investition in eine virtuelle Veranstaltung kann Dir dabei helfen, Deine Ziele zu
erreichen, das Engagement zu steigern und ein weiteres leistungsstarkes Tool zu entdecken,
das Du Deinem Eventplanungs-Toolkit hinzufügen kannst.
Rufe unsere digitale Event Agentur Sommer&Co an, wenn Du mehr über den Videoproduktionsteil
eines online Events erfahren möchtest. Wir können Dein Partner sein, wenn es darum geht,
Deinem Publikum ein unnachgiebiges und unvergessliches online Event zu bieten. Mit unserer
professionellen High-End-Technologie, unserer langjährigen Erfahrung und unserem Fachwissen
liefern wir Deinem Publikum das beste Online-Erlebnis.

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Online Literatur:

1. Vidyard – Online Events
2. Cvent – Virtuelle Events
3. Aventri – Online Events