Der ultimative Leitfaden für digitale Events im Jahr 2024

4 Haupttypen von virtuellen Events

• Webinar: Dies ist ein Seminar im Internet und wird oft als Ersatz für einen Webcast verwendet. Webinare haben tendenziell mehr Publikumsbeteiligung, haben kleinere Publikumsgrößen und finden auf Plattformen wie Zoom oder Webex statt, wo das Publikum eine lokale Version der Software herunterladen muss, um vollständig auf die interaktiven Funktionen zugreifen zu können. Wie in einem digitalen Klassenzimmer/Hörsaal gibt es eine erhöhte Interaktion. Der Inhalt ist normalerweise eine direkte Präsentation, obwohl es einen Crosstalk-Chat geben kann, an dem der Sprecher teilnehmen kann oder auch nicht. Dies ist zwar eine großartige Option für Live-Engagement, es kann auch mit dem Potenzial aufgezeichnet werden, Deine Reichweite zu skalieren, indem Du es später bei Bedarf anbietest.


 

• Webcast: Dies ist wie eine Übertragung im Internet. Es ähnelt eher einer Radio- oder Fernsehsendung als einem virtuellen Event, da es normalerweise einen oder zwei Sprecher und einen Moderator gibt. Abhängig von der Plattform ist eine gewisse Publikumsinteraktion verfügbar. Die Plattform ist vollständig webbasiert, sodass keine spezielle Software erforderlich ist, um diese Sitzung anzusehen. Ebenso wie eine Radio- oder Fernsehsendung können viele Menschen sie gleichzeitig sehen. Es kann eine Interviewshow, eine Präsentation im Vortragsstil, eine Podiumsdiskussion usw. sein. Jeder Live-Webcast hat am Ende sehr wahrscheinlich eine Frage-und-Antwort-Sitzung, die einem Radio sehr ähnlich ist, außer dass die Zuschauer Fragen über ein Q&A-Widget in der Konsole einreichen, anstatt anzurufen, und der Moderator liest die Frage dann laut vor.


 

• Virtual Roundtable: Dies ist eine interaktive Diskussion zwischen 6 und 8 Teilnehmern plus Moderator. Es kann auf einer der oben genannten Plattformen als Videoerlebnis (Zoom) oder nur als Audio gehostet werden, normalerweise mit einer Folie, die die Teilnehmer identifiziert, um Anrufern zu helfen, die Stimme jedes Sprechers zu identifizieren.


 

• Virtuelle Messe/Veranstaltung: Eine Messe, die online statt an einem physischen Ort stattfindet. Sponsoren oder Gastgeber stellen eine Agenda zusammen und Benutzer registrieren sich, betreten den „Veranstaltungsort“ und sehen verschiedene „Räume“, in denen sie an Live-Keynotes (Webcasts), Sitzungen in verschiedenen Tracks (Webcasts/Webinaren) teilnehmen und sogar an Peer-to-Peer-Networking teilnehmen können. Wie eine Präsenzveranstaltung haben virtuelle Messen ein Live-Datum. Das Gespräch wird jedoch über diesen Tag hinaus fortgesetzt, da das „Ereignis“ für einen bestimmten Zeitraum angefordert wird. ⁽²⁾

Warum ein digitales Event veranstalten?

• Zugänglichkeit: Um an einem digitalen Event teilzunehmen, brauchst Du zwei Dinge: einen Computer oder ein Smartphone und eine Internetverbindung. Personen von jedem Standort können sofort beitreten, sodass Du ein internationales Publikum erreichst und Dich mit Menschen aus der ganzen Welt verbinden kannst.
• Niedrigere Kosten: Ohne den Veranstaltungsort und all die anderen damit verbundenen Kosten wie Personal, Reisen und Catering bieten virtuelle Events eine viel kostengünstigere Möglichkeit, mit Deinem Publikum in Kontakt zu treten.
• Zeit sparen: Bei virtuellen Events gibt es viel weniger zu bedenken. Die beiden Hauptprioritäten sind die Inhalte und wie Du diese Deinen Teilnehmern mit der richtigen Technologie in einem nahtlosen Erlebnis vermittelst.
• Flexibilität: Außerhalb der Grenzen eines Veranstaltungsortes bieten virtuelle Events viel mehr Flexibilität. Unabhängig davon, welche Art von Veranstaltung Du veranstaltest, hast Du die Wahl zwischen Live- oder aufgezeichneten Inhalten, verschiedenen Engagement-Tools und verschiedenen Sprachoptionen, um nur einige zu nennen.
• Einfaches Messen von Daten: Durch die Möglichkeit, die beliebtesten Sitzungen zu überwachen, wo die Teilnehmer am engagiertesten waren und wie lange die Teilnehmer bei jeder Sitzung blieben, machen es virtuelle Events viel einfacher, Deine Daten zu messen.

Live oder Virtuel?

• Der Zeitplan: Ein Live-Event hat einen strukturierten und linearen Zeitplan. In der Regel kann sich ein Live-Event über einen bis mehrere Tage erstrecken, mit mehreren Dynamiken wie runden Tischen, Grundsatzreden, Workshops und Networking-Sitzungen. Diese Dynamik füllt normalerweise den ganzen Tag aus.
  Ein digitales Event erfordert jedoch keinen linearen Zeitplan. Du kannst ein einstündiges digitales Event oder ein dreitägiges digitales Event mit einer Grundsatzrede pro Tag veranstalten. Während sich ein Live-Event um eine volle Agenda dreht und die Teilnehmer von morgens bis abends beschäftigt, sind Online-Veranstaltungen weniger strukturiert.
• Der Veranstaltungsort: Jeder Live-Event muss an einem Veranstaltungsort stattfinden. Dies gilt jedoch nicht für digitale Events. Dieses Element bietet Dir eine gewisse Flexibilität. Denke einmal darüber nach: Um an Deinem Event teilzunehmen, mussten Menschen aus verschiedenen Ländern oder Städten anreisen. Der Veranstaltungsort ist physisch konditioniert, was bedeutet, dass Raum eine wichtige Komponente ist.
  Die Reichweite Deiner Veranstaltung ist auf den Raum selbst beschränkt, da Veranstaltungsorte nur eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern aufnehmen können. Digitale Events sind jedoch grenzenlos. Online-Plattformen ermöglichen es Dir, ein internationales Publikum zu erreichen und mit Menschen aus der ganzen Welt in Kontakt zu treten.
• Erfahrung: Bei Live-Events hast Du eine physische Erfahrung. Du musst reisen, zum Veranstaltungsort kommen und einen vollgepackten Tag genießen. Deine Sinne werden in die Erfahrung einbezogen und Du widmest Dich den ganzen Tag dem Lernen. Bei digitalen Events kannst Du jedoch nicht eine Person den ganzen Tag lang auf den Bildschirm ihres Laptops oder Smartphones setzen. Sicher, Du kannst ein 10-stündiges digitales Event in einen Tag packen, aber die Chancen stehen gut, dass Deine Teilnehmer nach ein oder zwei Stunden (körperlich und/oder geistig) abschalten.
   
  Bei der Durchführung von digitalen Events ist es wichtig, das Online-Verhalten der Menschen zu berücksichtigen. Selbst bei Live-Events verlieren die Leute von Zeit zu Zeit ihre Aufmerksamkeit und fangen an, durch ihre Social-Media-Feeds zu scrollen. Bei der Teilnahme an einem digitalen Event ist es jedoch millionenfach einfacher, sich ablenken zu lassen oder einfach den Computer auszuschalten. Du wirst also Wege finden wollen, Dein Event so ansprechend wie möglich zu gestalten. ⁽⁶⁾
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  Elemente eines digitalen Events

  
   
  Ein digitales Event basiert auf Inhalten, dem Engagement der Teilnehmer und Daten. Sie bestehen aus vielen der gleichen Elemente wie jede andere Art von Veranstaltung. Qualität und Konnektivität der Videoproduktion werden ebenso wichtig sein wie die Website, die die Agenda und den Inhalt enthält. Da kommen wir von Sommer&Co ins Spiel. Unsere digitale Eventagentur bietet Dir die beste Videoproduktion für Deine Events.
   
  Laut Forbes sollte ein digitales Event eine Mischung aus Live- und aufgezeichneten Inhalten sein. Hier sind die Elemente, die ein digitales Event ausmachen:
   
  
  • Event-Website
  • Veranstaltungsanmeldung
  • Inhalte von Live-Präsentationen
  • Live-Audio/Video
  • FAQ
  • Live-Umfrage
  • Notizen machen/Lieblingsfolien
  • Aufgezeichneter Inhalt
  • Interaktive Videokonferenzen
  • Feedback-Umfragen
  
   
  Worüber Du jedoch am meisten nachdenken musst, ist: ⁽⁸⁾
  
  • Werbung: Virtuelle Events bedeuten mehr Reichweite und ein größeres Publikum, aber ohne die richtige Werbung wird das nie passieren. Denke an die verschiedenen Elemente, die verwendet werden können, um für die Veranstaltung zu werben (es gibt viele da draußen), wie z. B. die Zielseite, soziale Medien, E-Mail-Kampagnen, um nur einige zu nennen.
  • Inhalt: Bei virtuellen Events dreht sich alles um den Inhalt. Genauer gesagt geht es darum, den Teilnehmern Abwechslung und Mehrwert zu bieten. Dies ist die Hauptpriorität für jede Sitzung auf Deiner Veranstaltung. Es muss viel über Deine Redner nachgedacht werden und darüber, welche sinnvollen Inhalte sie in die Veranstaltung einbringen können.
  • Engagement: Ohne menschliche Interaktion erfordern digitale Events, dass wir in Bezug auf Engagement über den Tellerrand hinausschauen. Das bedeutet, dass wir großen Wert auf Tools wie Live-Chat, Umfragen und Quiz legen, um die Teilnehmer zu beschäftigen und von den vielen Online-Ablenkungen fernzuhalten.
  • Technologie: Technologie bindet nicht nur alle Komponenten einer virtuellen Veranstaltung zusammen, sondern macht auch den Unterschied zwischen einer minderwertigen und einer hochwertigen Veranstaltung aus. Von der Landing Page bis hin zu Streaming- und Tracking-Daten macht Technologie virtuelle Events erst möglich. Kameras und Audio müssen auf den Punkt gebracht werden und das wissen wir bei der digitalen Eventagentur Sommer&Co am besten!
  
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  Event-Technik

  
   
  Die Durchführung eines Events von A bis Z erfordert mehrere Technologien. Im Folgenden sind die wichtigsten technischen Elemente für die Durchführung digitaler Events aufgeführt.
   
  
  • Website-Builder: Deine Website gibt den Ton für Deine Veranstaltung an und bietet potenziellen Teilnehmern einen ersten Einblick in Deine Veranstaltung. Aus diesem Grund muss es gut gemacht und professionell sein. Jede Event-Website muss Logistik beinhalten und den Wert der Veranstaltung kommunizieren.
  • Registrierungssoftware: Um eine reibungslose Registrierung zu gewährleisten, solltest Du ein Tool finden, mit dem sich die Teilnehmer registrieren, persönliche Informationen übermitteln und (falls erforderlich) bezahlen können. Dieser Prozess muss benutzerfreundlich und intuitiv sein, ohne Komplikationen.
  • E-Mail-Marketing-Tools: Um für Deine Veranstaltung zu werben und mit Kontakten zu kommunizieren, solltest Du ein E-Mail-Marketing-Tool verwenden. Durch das Versenden von gebrandeten und personalisierten E-Mails hast Du viel mehr Kontrolle sowohl in Bezug auf die Reichweite als auch bei der Verfolgung wichtiger Kennzahlen.
  • Live-Streaming-Software: Keynotes, Q&As und alle Deine anderen Sitzungen müssen über Live-Streaming-Plattformen an Deine Teilnehmer übertragen werden. Für Deine Teilnehmer geht es dabei mehr um die Aufnahme von Inhalten und weniger um Interaktion.
  • Webinar-Plattformen: Verwende für eher kollaborative und interaktive Sitzungen wie Breakouts, Workshops und Interviews eine Webinar-Plattform, die visuelle Elemente wie Folienfreigabe, Umfragen und Whiteboards anbieten kann.
  • Engagement-Tools: Um die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung zu beschäftigen, solltest Du Engagement-Tools wie Live-Umfragen und Quiz hinzufügen.
  • Veranstaltungsplanungssoftware: Diese integriert all die unterschiedlichen Technologien, die wir gerade erwähnt haben, und bietet Dir eine Plattform, auf der Du Daten verfolgen, die Planung rationalisieren und den Teilnehmern ein reibungsloseres Gasterlebnis bieten kannst. ⁽⁹⁾
  
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  Die Grundlagen: Wie man ein virtuelles Event veranstaltet

  
   
  Das oberste Ziel jeder virtuellen Veranstaltung sollte immer sein, Deinen Teilnehmern einen qualitativ hochwertigen digitalen Event zu bieten. Aber wie macht man das? Und was sind einige der Dinge, die Du beachten solltest, um dies zu erreichen, wenn Du Dein erstes digitales Event durchführst? Hier sind einige Elemente, die Du mit Deinem Team besprechen sollten: ⁽¹⁰⁾
   
  Identifiziere das virtuelle Teilnehmerprofil
   
  
   
  Definiere das Online-Event-Publikum auf die gleiche Weise, wie Du es tun würdest, wenn Du ein bestimmtes Käufer- und Teilnehmerprofil für Deine Live-Events definieren würdest. Wenn Du weißt, wer Deine virtuellen Teilnehmer sind, kannst Du relevante Inhalte erstellen und ein Programm entwickeln, das ihren Bedürfnissen entspricht, was Dir wiederum eine gute virtuelle Teilnehmerquote beschert.
   
  Gestalte ein Erlebnis mit höherem Engagement
   
  
   
  Der beste Weg, um die Aufmerksamkeit der Menschen bei digitalen Events aufrechtzuerhalten, ist die Entwicklung einer klaren Engagement-Strategie. Führe Umfragen und Quiz durch und stelle sicher, dass die Dinge aufgebrochen werden. All diese kleinen Engagement-Taktiken werden dazu führen, dass die Leute Deinem digitalen Event mehr Aufmerksamkeit schenken und ein besseres Veranstaltungserlebnis haben.
   
  Gib Deinen virtuellen Teilnehmern die Möglichkeit, sich zu vernetzen
   
  
   
  Um ein qualitativ hochwertiges Erlebnis zu garantieren, nutze eine Online-Veranstaltungsplattform mit virtueller Networking-Funktion. Mit den richtigen Tools können Deine Gäste miteinander interagieren und sogar Einzelgespräche in Networking-Räumen planen. Dies wird Deiner Veranstaltung einen Mehrwert verleihen und das Erlebnis verbessern.
   
  Gestalte einprägsame virtuelle Markenerlebnisse
   
  Ob Du den Teilnehmern ein unvergessliches virtuelles Markenerlebnis bieten kannst, hängt von den Merkmalen Deiner Marke und Deiner Produkte oder Dienstleistungen ab. Wenn Du beispielsweise ein Unternehmen bist, das alkoholische Getränke herstellt, kannst Du einen Online-Cocktailkurs veranstalten. Der Schlüssel liegt darin, darüber nachzudenken, wie Du die Einzigartigkeit Deiner Marke in ein aufregendes Online-Erlebnis verwandeln kannst.
   
  Biete nach dem Ereignis weiterhin Mehrwert
   
  Es gibt viele Möglichkeiten, Deine Online-Event-Inhalte für die weitere Lead-Pflege und Wertschöpfung umzufunktionieren, zu verbessern und neu zu verpacken. Du könntest eine Videoproduktion für eine Videoserie machen, die wichtige Einblicke von Deinen Rednern enthält, oder ein E-Book erstellen. Wie auch immer Du Dich entscheidest, es gibt immer viele Möglichkeiten, noch lange nach dem Ende einer Veranstaltung Wert zu schaffen.
   
  Fragen, die Du Dir stellen solltest, wenn Du ein digitales Event planst:⁽¹¹⁾
  
  • Werden die Inhalte live, auf Abruf oder gemischt sein?
  • Hast Du vor der Veranstaltung einen Leitfaden für die Teilnehmer erstellt, der erklärt, wie man an Keynotes teilnimmt, an Sitzungen teilnimmt und Messaging-Tools verwendet?
  • Was sind Deine KPIs für die Veranstaltung?
  • Was passiert bei Verbindungsproblemen?
  • Wirst Du für Dein Event Gebühren erheben oder den Zugang kostenlos anbieten?
  • Wie lange werden On-Demand-Sitzungen nach der Veranstaltung verfügbar sein?
  • Wie lange werden Sitzungen dauern?
  • Welche Tools werden den Teilnehmern zur Verfügung stehen, um sich zu vernetzen und Termine zu vereinbaren?
  
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  Teilnehmerengagement bei digitalen Events

  
   
  Die Online-Welt ist voller Ablenkungen. Egal, ob Du auf E-Mails antwortest, durch Facebook scrollst oder Videos auf YouTube siehst, all diese Ablenkungen sind nur einen Klick entfernt.
   
  Verständlicherweise haben digitale Events eine Menge Konkurrenz, und daher fragen sich viele von uns: „Ist es wirklich möglich, die Teilnehmer bei virtuellen Veranstaltungen zu beschäftigen?“
   
  Die Antwort ist ja, und hier sind einige Tipps , wie Du dies erreichen kannst:
   
  Stelle viele Fragen
   
  Du musst mit Deinen Teilnehmern kommunizieren und ihnen das Gefühl geben, dass sie mit Dir bei der Veranstaltung dabei sind. Stelle viele Fragen, und nein, sie müssen nicht kompliziert sein. „Was denken Sie? Was würden Sie tun? Wie würden Sie das ändern?“ Stelle einfach sicher, dass es sich um offene Fragen handelt, die zum kritischen Denken und zur aktiven Teilnahme Deiner Teilnehmer anregen.
   
  Ermutige die Teilnehmer, Fragen zu stellen
   
  Dies geschieht am besten über die Live-Chat-Funktion, die fast alle Deine Veranstaltungssitzungen begleiten sollte. Um das Beste daraus zu machen, stelle sicher, dass Du Moderatoren hast, die das Gespräch leiten können. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass die Teilnehmer das Beste aus der Sitzung herausholen, an der sie teilnehmen.
   
  Mache es interaktiv
   
  Technologie ist buchstäblich das A und O einer virtuellen Veranstaltung und noch besser, sie ist ein großartiges Werkzeug, um die Teilnahme und das Engagement zu fördern. Umfragen, Chats und Quiz sind nur einige der Möglichkeiten, wie Du die Barrieren zwischen Dir und Deinem Publikum abbauen kannst. Das Beste ist, dass all diese interaktiven Funktionen Dir Ergebnisse in Echtzeit liefern.
   
  Mach es spaßig
   
  Das Hinzufügen lustiger Elemente während der gesamten Veranstaltung ist ein sicherer Weg, um das Engagement zu steigern. Auch hier gibt es viele Möglichkeiten. Am beliebtesten ist die Gamifizierung durch Techniken wie Trivia, Quiz und Inhalte. Um noch einen Schritt weiterzugehen, kannst Du auch Preise einbeziehen, um die Teilnahme zu fördern.
   
  Mache mehrere Pausen und sehr kurze Sitzungen
   
  Erstelle mundgerechte Inhalte, um der Aufmerksamkeitsspanne Deiner Teilnehmer gerecht zu werden. Einfachheit ist hier der Schlüssel, also gehe Deine Event-Agenda durch und finde heraus, wie Du Deine Inhalte in verdaulichen Blöcken bereitstellen kannst.
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  Daten von digitalen Events

  
   
  Die verfügbaren Daten variieren von Live bis zu virtuellen Veranstaltungen. Daten werden weiterhin vor, während und nach der Veranstaltung gesammelt und können verwendet werden, um Leads zu qualifizieren, den Erfolg der Veranstaltung nachzuweisen und die Veranstaltung für das nächste Jahr zu verbessern.
   
  Bei digitalen Events erhobene Daten: ⁽¹²⁾
   
  
  • Anzahl der Registrierungen
  • Demografische Teilnehmerinformationen
  • Sitzungsregistrierung
  • E-Mail-Öffnungs- und Klickraten
  • Umfrageergebnisse nach der Veranstaltung
  • Anzahl der Ableitungen
  • Kaufinteresse
  • Sitzungsbewertungen
  • Sitzungs-Feedback
  • Social-Media-Engagement und -Reichweite
  
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  Digital Event Ideen

  
   
  Es gibt eine Million verschiedene Arten von digitalen Events. Ganz gleich, ob Du eine digitale Konferenz, ein digitales Meeting oder eine digitale Veranstaltung veranstaltest, mit Deiner Lösung für digitale Events kann so viel getan werden. Aber wenn es um Ideen für digitale Events geht, ist es manchmal eine Herausforderung, auf die Inspiration zu warten. Ob Du Dein digitales Event mit digitalen Kochkursen, einem Koktailmixer-Kurs, einer Tanzparty oder einer Comedy-Show etwas Spaß hinzufügst oder die Teilnehmer mit Live-Umfragen, Breakout-Sessions oder einer mobilen Event-App stärker einbeziehst – die Ideen und Möglichkeiten sind endlos.
   
  
   
  Da immer mehr Unternehmen darüber nachdenken, wie sie Events virtuell durchführen, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese einige Schlüsselfunktionen enthalten. Inhalte müssen auf Abruf verfügbar sein und einen Mehrwert bieten, indem sie Themen ansprechen, die für Dein Publikum relevant sind.
   
  Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Plattformen, die Du für die Bereitstellung virtueller Events verwendest, Dir Flexibilität bei den Formattypen bieten, damit Du das Erlebnis im Laufe der Zeit überwachen und optimieren kannst.
   
  Der letzte Teil ist Üben, Üben und Üben, um sicherzustellen, dass Deine digitalen Events reibungslos ablaufen. Erstelle Checklisten für das, was in allen Phasen des Veranstaltungsprozesses zu tun ist, verfeinere Dein Format, sobald Du weißt, was funktioniert, und Du wirst im Handumdrehen ansprechende und wertvolle Veranstaltungen liefern.
   
  Um eine professionelle Präsenz aufrechtzuerhalten, ist es für Dein Unternehmen unerlässlich, diesen wachsenden Markt zu nutzen. Dennoch kann die facettenreiche Welt der Videoproduktion von digitalen Events beängstigend sein.
   
  Mit Tausenden erfolgreich abgeschlossener Projekte für Unternehmen jeden Kalibers kannst Du Dich darauf verlassen, dass unsere digitale Eventagentur Sommer&Co die Komplexität Deines nächsten digitalen Events verwaltet. Aufbauend auf über zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Videoproduktion und gegründet auf einer Leidenschaft für visuelles Geschichtenerzählen ist es unsere Mission, ein einzigartiges, ergebnisorientiertes Medienerlebnis für Dein Unternehmen zu schaffen. Wir werden mit Dir zusammenarbeiten, um überzeugende Inhalte bereitzustellen, die das Engagement, die Interaktion und die Markenbindung bei Deinem digitalen Event fördern.
   
  Kontaktiere Sommer&Co, die digitale Eventagentur, noch heute, um ein unwiderstehliches Angebot für die Videoproduktion Deines nächsten digitalen Events zu erhalten!
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  Online Literatur:
  

  1. Bizzabo - Eventmarketing
  2. Cvent - Virtual Events
  3. Forbes - Event Veranstalten
  4. Qlueup - Eventarten
  5. Press - Live Virtuel Hybrid Events